Regulamin

Regulamin świadczenia usług w obiekcie Klubu Bankowca w Warszawie przy ul. Smolnej 6

określa zasady zamawiania, udostępniania oraz organizacji wydarzeń w obiekcie przy ul. Smolna 6 prowadzonym przez Fundację Warszawski Instytut Bankowości

§ 1 Definicje

  1. Użyte w Regulaminie (dalej Regulamin) określenia oznaczają:
  1. Cennik – dokument określający wysokość opłat za wynajem Pomieszczeń oraz sprzętu pomocniczego,
  2. Klub – Klub Bankowca zarządzany przez WIB,
  3. Opis Pomieszczeń – charakterystyka wielkości sal i gabinetów oraz ich wyposażenia, 
  4. Pomieszczenie – sale konferencyjne, gabinety oraz pawilon wraz  z zamówionym wyposażeniem,
  5. Restaurator – podmiot, któremu klient powierzył obsługę Wydarzeń w zakresie cateringu,
  6. Sekretariat – Sekretariat Klubu,
  7. Wydarzenie – konferencja, debata, szkolenie, inna impreza, w tym o charakterze okolicznościowym,
  8. Zamówienie – potwierdzenie rezerwacji wstępnej na Pomieszczenia oraz jej zmiana na rezerwację ostateczną (pewną).
  9. Zamawiający – Osoba dokonująca rezerwacji lub składająca Zamówienie na Pomieszczenia, która odpowiada za organizację Wydarzenia, 
  10. WIB – Warszawski Instytut Bankowości, który na podstawie umowy współpracy zawartej z ZBP uprawniony jest do zarządzania i administrowania Klubem Bankowca

§ 2 Dostępne Sale i wyposażenie

  1. Klub dysponuje salami konferencyjnymi, gabinetami oraz pawilonem zewnętrznym (dostępnym w okresie od kwietnia do października).
  2. Opis pomieszczeń i ich wyposażenie dostępne są pod adresem  www.klubbankowca.com.pl 
  3. Na terenie Klubu obsługę Cateringową prowadzą  firmy wskazane na stronie www Klubu.

§ 3 Czas wynajmu i dostępność Pomieszczeń

  1. Wydarzenia mogą odbywać się w każdym dniu tygodnia w uzgodnionych między Zamawiającym a Klubem godzinach. 
  2. Pomieszczenie może być wynajęte na godziny lub na dzień. W przypadku przedłużenia wynajmu Pomieszczenia zamówionego na godziny, za każdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu Klub doliczy opłatę wg Cennika. 
  3. W przypadku krótszego wykorzystywania czasu na realizację Wydarzenia, niż ustalony w Zamówieniu, Zamawiającemu nie przysługuje zwrot kosztów.
  4. O ile to możliwe, Zamawiający otrzyma dostęp do Pomieszczeń na 1h przed rozpoczęciem Wydarzenia. 
  5. Klub może udostępnić Pomieszczenie wcześniej, celem jego przygotowania do Wydarzenia, o ile nie będzie to kolidowało z odbywającymi się innymi Wydarzeniami lub czynnościami niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania Klubu.
  6. Klub zastrzega sobie prawo do nie udzielenia zgody na przedłużenie wynajmu Pomieszczenia w przypadku nakładających się  rezerwacji w tym samym czasie. 

§ 4 Zasady rezerwacji Pomieszczeń

  1. Zamawiający może dokonać wstępnej weryfikacji wolnych terminów Pomieszczeń korzystając z elektronicznego systemu rezerwacji, telefonicznie (tel. 22 828 14 12) lub drogą mailową (e-mail: biuro@klubbankowca.pl).
  2. Rezerwacja Pomieszczeń obejmuje etap wstępny oraz ostateczny (pewny).
  3. Rezerwacja wstępna przez Zamawiającego wymaga potwierdzenia drogą mailową na adres biuro@klubbankowca.com.pl oraz zwrotnego potwierdzenia WIB.
  4. Rezerwacja wstępna powinna zawierać wskazanie co najmniej: wybranego Pomieszczenia, daty i czasu trwania Wydarzenia, osoby odpowiedzialnej za rezerwację i kontakt oraz krótki opis charakteru spotkania oraz oczekiwanej obsługi cateringowej lub innych usług dodatkowych.
  5. Rezerwacja wstępna wymaga potwierdzenia poprzez złożenie Zamówienia na adres biuro@klubbankowca.com.pl  w ciągu 14 dni od dokonania rezerwacji wstępnej, jednak nie później niż na:
    1. 7 dni przed terminem Wydarzenia – w przypadku rezerwacji gabinetów,
    2. 14 dni przed terminem Wydarzenia – w przypadku: sal konferencyjnych, sali restauracyjnej, pawilonu.
  1. Wstępna rezerwacja zmienia swój status na pewną z chwilą złożenia Zamówienia (potwierdzenie rezerwacji wstępnej) i potwierdzenia przez WIB.
  2. Zamówienie można przesłać drogą mailową lub złożyć osobiście w Sekretariacie.
  3. W przypadku braku potwierdzenia rezerwacji wstępnej w terminach, o których mowa w ust. 5 rezerwacja może zostać anulowana przez WIB po wcześniejszym poinformowaniu Zamawiającego telefonicznie (SMS) i/lub mailowo o konieczności jej potwierdzenia w ciągu 24 godzin. W przypadku braku potwierdzenia we wskazanym terminie, rezerwacja może zostać anulowana, o czym Zamawiający zostanie poinformowany mailowo.
  4. Pewna rezerwacja Pomieszczenia z usługą cateringu lub bez, oznacza, że:
  1. została zawarta umowa na wykonanie usługi określonej w Zamówieniu,
  2. Zamawiający ma zapewnione Pomieszczenie oraz wyposażenie zgodnie ze złożonym Zamówieniem.
  1. Zgłoszenie rezerwacji Pomieszczeń jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu i Cennika usług w Klubie.
  2. Zmiana zamówienia w zakresie aranżacji lub wyposażenia Pomieszczenia uzgodniona w zamówieniu możliwa jest nie później niż na 24 godziny przed rozpoczęciem Wydarzenia.

§ 5 Odwołanie rezerwacji

  1. Odwołanie rezerwacji przez Zamawiającego, może nastąpić jedynie w formie pisemnej: mailem lub poprzez złożenie pisemnego odwołania osobiście w Sekretariacie.
  2. Anulowanie przez Zamawiającego rezerwacji Pomieszczenia z jakiejkolwiek przyczyny lub niezorganizowanie Wydarzenia w podanym terminie wiąże się z ponoszeniem przez Zamawiającego niżej opisanych kosztów, według następujących zasad:
    1. w przypadku odwołania rezerwacji sal lub pawilonu zewnętrznego na:
      1. 30 – 15 dni przed terminem – koszt 25% wartości  Zamówienia,
      2. 14 –  10 dni – przed terminem – koszt 50% wartości  Zamówienia,  
      3. 9 dni i mniej przed terminem – koszt,100% wartości  Zamówienia,
    2. w przypadku odwołania rezerwacji gabinetów na:
      1. 14 – 10 dni przed terminem – koszt 25% wartości Zamówienia,
      2. 9 – 5 dni przed terminem – koszt 50% wartości Zamówienia,
      3. 4 dni i mniej  – koszt 100% wartości Zamówienia.
  1. Jeśli Wydarzenie nie dojdzie do skutku bez odwołania, Zamawiający jest zobowiązany do pokrycia 100% wartości Zamówienia.

§ 6 Zmiana miejsca Wydarzenia

Klub może, w szczególnych sytuacjach, w uzgodnieniu z Zamawiającym, podjąć działania związane z przeniesieniem Wydarzenia, dla którego dokonano rezerwacji wstępnej do innego Pomieszczenia w  Klubie lub do zaproponowania Zamawiającemu innej lokalizacji spełniającej podobne warunki lokalowe do 14 dni przed planowanym Wydarzeniem.

§ 7 Inne obowiązki Zamawiającego

  1. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu danego Pomieszczenia można korzystać tylko na jego terenie.  Przenoszenie wyposażenia pomiędzy Pomieszczeniami wymaga zgody Klubu.
  2. Zamawiający jest obowiązany do:
  1. zapewnienia zachowania się uczestników Wydarzenia w sposób nieutrudniający pracy innym użytkownikom  Klubu,
  2. poinformowania Sekretariatu o rozpoczęciu i zakończeniu pracy w wynajętym Pomieszczeniu,
  3. pokrycia wszystkich kosztów w celu naprawienia szkód w przypadku dokonania szkód w wynajmowanym Pomieszczeniu oraz uszkodzeń w sprzęcie i wyposażeniu Pomieszczeń lub w innej części Klubu.

§ 8 Obsługa Cateringowa Wydarzeń

  1. Obsługę Cateringową Wydarzeń organizowanych na terenie Klubu prowadzą Restauratorzy wskazani na stronie www Klubu.
  2. Za organizację Usług Cateringowych w Klubie, w tym za przeprowadzenie uzgodnień, złożenie oferty, zawarcie umowy z Zamawiającym oraz realizację Zamówienia w tym zakresie, odpowiedzialny jest Restaurator.
  3. Uzgodnienia Zamawiającego i Restauratora w zakresie Cateringu lub innych usług realizowanych w ramach Wydarzenia kierowane są d/w na adres mailowy biuro@klubbankowca.com.pl.

§ 9 Wydarzenia o charakterze okolicznościowym

W przypadku organizacji Wydarzenia o charakterze okolicznościowym, odbywającego się poza  godzinami i dniami pracy Sekretariatu, Zamawiający uzgadnia wcześniej szczegółowe warunki organizacji i obsługi Wydarzenia.

§ 10  Prawa i odpowiedzialność Zamawiającego

  1. Zamawiający jest odpowiedzialny za zabranie wniesionych przedmiotów do Klubu bezpośrednio po zakończonym Wydarzeniu. 
  2. Wszelkie zmiany w zamówieniu dotyczące aranżacji lub wyposażenia Pomieszczeń muszą być każdorazowo wprowadzone w elektronicznym systemie rezerwacji e-Rezerwacja, i uzgodnione z Sekretariatem w tym mailem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, nie później niż na 24 godziny przed planowanym Wydarzeniem.
  3. Ze względu na bezpieczeństwo gości, niedozwolone jest zastawianie dróg ewakuacyjnych oraz innych elementów systemu zabezpieczenia pożarowego Klubu. 
  4. Zaangażowanie przez Zamawiającego osób trzecich (poza Restauratorem), świadczących usługi związane z organizacją na terenie Klubu Wydarzenia, jest możliwe po uzyskaniu uprzedniej zgody Klubu.
  5. Zakres usług świadczonych przez osoby trzecie (poza Restauratorem) na zlecenie Zamawiającego na terenie Klubu, ramy czasowe oraz wykorzystywany sprzęt i materiały muszą zostać wcześniej zaakceptowane przez Klub.
  6. Zamawiający i osoby trzecie świadczące usługi na zlecenie Zamawiającego obowiązani są do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych oraz niniejszego Regulaminu i zasad bezpieczeństwa obowiązujących w Klubie. 

§ 11 Postanowienia końcowe

  1. Klub nie ponosi odpowiedzialności za: 
  1. utratę lub zniszczenie przedmiotów i materiałów wniesionych na teren Klubu przez Zamawiającego oraz przez zaproszonych przez niego gości,
  2. przesyłki adresowane do Zamawiającego oraz za pliki multimedialne dostarczone przez Zamawiającego.
  1. Klub zastrzega sobie prawo zdemontowania i przeniesienia sprzętu lub zabudowy konferencyjnej nieprawidłowo rozstawionej przez Zamawiającego lub jego podwykonawcę. Zamawiający ponosi wszelkie koszty związane z koniecznością usunięcia, demontażu lub/i przeniesienia bądź ponownego montażu nieprawidłowo ustawionej zabudowy na potrzeby Wydarzenia.
  2. W Pomieszczeniach oraz na terenie całego Klubu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu.
  3. Regulamin jest dostępny na stronie www Klubu Bankowca.